外線着信時にガイダンスを流してから、複数人の窓口へ着信させたい

外線番号に着信があった際、着信音が鳴る前に任意の音声ガイダンス（例：通話録音の案内）を再生し、その後にカスタマーサポートなど複数人が対応する窓口へ一斉着信させる設定方法です。

電話端末1台への直通着信ではなく、複数人が対応する「着信グループ」への着信を前提とした設定例です。

この設定の考え方

RemoTELでは、外線番号（ダイヤルイン番号）は「電話端末」「着信グループ」「IVR」のいずれかに割り当てる仕組みになっています。

今回は、以下の2つの着信グループを組み合わせることでガイダンス再生を実現します。

役割	説明（電話端末の所属）
入口グループ	外線番号（ダイヤルイン）を直接受け止める、ガイダンス再生専用の着信グループ。電話端末は所属させない
実受けグループ	ガイダンス再生後に、実際に担当者が対応する着信グループ。複数の電話端末・ソフトフォンを所属させる

外線着信 → 入口グループ（不在判定0秒）→ ガイダンス再生 → 実受けグループへ転送・一斉着信、という流れになります。

設定手順

STEP 1　実受けグループを作成する

ガイダンス再生後に、実際に電話を受ける担当者（複数人）の窓口を作成します。

参照マニュアル： 「着信グループを作成する」の手順1〜2に沿って作成 （https://online.remo-tel.jp/manual-setting-02/）

▶ 着信グループ名：任意（例：総合窓口）

▶ 内線番号：5000〜5999の空き番号（例：5555）

作成後、続けて「着信グループに電話端末を所属させる」（https://online.remo-tel.jp/manual-setting-05/）の手順に沿って、担当者の電話端末・ソフトフォンを複数所属させてください。

  STEP 2　ガイダンス音声を録音・作成する

流したいガイダンスの音声データ（WAVE形式）を作成します。

参照マニュアル： 「音声を録音する」の手順1〜2に沿って作成 （https://online.remo-tel.jp/manual-guidance-07/）

▶ 手順4（録音データを吹き込む）：例文はそのまま使わず、『この通話はサービス向上のために録音させていただきます』のような、実際に流したい任意のメッセージを吹き込む

  STEP 3　共通ガイダンスとして登録する

STEP2で作成した音声データを、共通ガイダンスとして登録します。

参照マニュアル： 「共通ガイダンスを作成する」の手順1〜2に沿って作成 （https://online.remo-tel.jp/manual-guidance-02/）

▶ 手順2（基本情報を入力する）『ファイル』：STEP2で作成した音声データ（.wav）を選択してアップロード

  STEP 4　共通着信ルールを作成する

STEP3で登録したガイダンスを再生し、STEP1の実受けグループへ転送するルールを作成します。

参照マニュアル： 「共通着信ルールを作成する」の手順1〜2に沿って作成 （https://online.remo-tel.jp/manual-guidance-03/）

▶ 着信ルール名：任意（例：録音しますガイダンス）

▶ 着信ルール種別：ガイダンス＋転送

▶ ガイダンス名：STEP3で作成したガイダンスを選択

▶ 転送先：STEP1で作成した実受けグループ（例：5555）

▶ メール：入力不要

  STEP 5　入口グループを作成する

外線番号（ダイヤルイン）を直接受け止める、ガイダンス再生専用の着信グループを作成します。

参照マニュアル： 「着信グループを作成する」の手順1〜2に沿って作成 （https://online.remo-tel.jp/manual-setting-02/）

▶ 着信グループ名：任意（例：総合窓口_ガイダンス）

▶ 内線番号：5000〜5999の空き番号（例：5011）

※このグループには電話端末を所属させる必要はありません（「着信グループ電話端末を所属させる」の手順は不要です）。

  STEP 6　入口グループの着信設定を編集する

STEP5で作成した入口グループに、STEP4で作成した着信ルールを適用します。

設定項目	設定値
編集場所	着信グループ ＞ STEP5で作成したグループ ＞ 着信設定 ＞ 編集
不在着信時ルール	設定する
不在判定（秒）	0
応答不能時ルール	個別に設定する
着信ルール	STEP4で作成した着信ルールを選択

不在判定を0秒にすることで、着信と同時に即座にガイダンスが再生されます。

  STEP 7　架電テストを行う

STEP5で作成した入口グループの内線番号（例：5011）に発信し、以下を確認します。

• ガイダンスが再生されること
• ガイダンス終了後、実受けグループ（例：5555）の担当者全員に一斉着信すること

  STEP 8　ダイヤルイン番号を切り替える

テストに問題がなければ、対象の外線番号の割り当てを、入口グループへ切り替えます。

順序	操作
① 既存グループの解除	着信グループ ＞ 既存の着信グループ ＞ 編集 ＞ ダイヤルイン番号「選択なし」＞ 保存
② 入口グループへ設定	着信グループ ＞ STEP5で作成した入口グループ ＞ 編集 ＞ ダイヤルイン番号「対象の外線番号」＞ 保存

①→②の順で設定してください。同時に同じダイヤルイン番号を2つのグループへ設定することはできません。

補足：電話機1台で受けたい場合

対応者が1人・電話機1台のみの場合は、上記の手順から一部が不要になり、よりシンプルに設定できます。

項目	複数人窓口 / 電話機1台
STEP1 実受けグループの作成	必要（担当者の端末を複数所属）／ 不要。対応する電話機の内線番号を「電話端末」＞「電話番号」から確認しメモするだけ
STEP4 着信ルールの転送先	実受けグループの内線番号を選択 ／ 電話機の内線番号を直接入力
STEP2・3・5〜8	共通（変更なし）

入口グループ（ガイダンス再生専用の箱）は受け手が1人でも複数人でも必ず必要で、変わるのは「ガイダンスの後に誰が電話を取るか」の設定方法（グループを作るか、端末の内線番号を直接指定するか）だけです。